23 Abr 2024

Los retos de la gestión de personal y grandes equipos en ciudades no habituales

Un proceso de selección riguroso, briefing a medida, comunicación constante y coordinación son los elementos fundamentales para nuestra agencia durante cualquier evento, pero cuando cuando se trata de eventos en lugares donde no estamos acostumbrados a trabajar dejan de ser fundamentales y se convierten en imprescindibles

Normalmente cuando hacemos eventos en ciudades donde tenemos equipos recurrentes y a los que hemos formado se nos hace mas sencillo, pero ¿qué pasa cuando un cliente nos pide un evento grande en una ciudad donde no hemos trabajado nunca? Existen muchos retos a los que nos enfrentamos como agencia, el principal, conseguir, en la mayoría de los casos en muy poco tiempo, personal que esté a la altura de lo que necesitamos.

Esto es lo que nos ha pasado, el 15 de abril tuvimos un evento que nos llevó a salir de nuestra zona de confort, el 25º Aniversario de la Distribuidora de Alimentación y Bebidas más importante de Murcia, Districam. Un evento por todo lo alto al cual asistieron más de 2600 invitados entre importantes personalidades políticas de la región, clientes, proveedores y empleados y que requería de 46 azafatas/os para desempeñar diversas funciones. A penas supimos que teníamos este reto por delante encendimos nuestros motores, con dos puntos muy importantes en nuestra mente: la selección y la coordinación.

Nuestro departamento de selección se avocó completamente a la búsqueda de perfiles que pudiesen cumplir con las necesidades de nuestro cliente, entre las que destacaban: control de accesos, recibimiento de invitados, atención en diferentes stands de bebidas sirviendo copas y realización de visitas guiadas por las instalaciones de las distribuidora, entre otras, pero sabíamos que no solo bastaba con conseguir esos 46 perfiles, necesitábamos tener personal adicional para los imprevistos que pudiesen surgir y las bajas que se presentarían en el camino. Fueron dos semanas y medias intensas, de muchas entrevistas y de tratar de conocer lo más posible a los candidatos, para así asignar los puestos a la perfección tomando en cuenta experiencia y personalidad.

El segundo reto, una vez tuvimos a nuestro equipo completo, fue ese on boarding y formación que damos previo a un evento. No nos gusta llegar sin que los chicos estén preparados, por ello, realizamos una video llamada para ese primer acercamiento, que conocieran a las coordinadoras que estarían con ellos ese día y poder ir solventando dudas previas, con esto ya ganamos la mitad del camino y nos aseguramos de ser más agiles con el briefing del día del evento, que indiscutiblemente, es algo que debe suceder. El gran día convocamos al staff con una hora de anticipación para poder hacer repaso de imagen, que lucieran perfectos, pero más importante aún, poder hacer un recorrido por las instalaciones y que se empaparan realmente de todo lo que sucedería ese día, como dice el dicho, la información es poder.

Otro de los grandes retos fue la coordinación, sabíamos que teníamos que estar presentes. Una de nuestras premisas principales es que el éxito de un evento se basa en la coordinación de este, lo comparamos siempre con la dirección de una orquesta, ayuda a los intérpretes a dar inicio, a mantener el tiempo y el ritmo de una pieza musical, en este caso, del evento. Hicimos maletas y dimos comienzo al viaje de tres días que tuvo como cierre un evento de 10, con jornadas intensas de trabajo, pero con la satisfacción de haber conquistado un lugar en el que nunca habíamos trabajado y que, sin duda alguna, uno de los principales factores de éxito tuvo que ver con la comunicación constante y poder ofrecer un briefing de calidad antes de comenzar la jornada laboral, de esta manera logramos conseguir un engranaje perfecto para que todo saliera bien